• per l'ingresso di ogni forma di corrispondenza (comprese richieste di vario tipo): il numero d'ordine, la data della protocollazione stessa, il numero antecedente, la data della missiva, il numero degli allegati, il nome e la qualità del mittente, l'oggetto della lettera, la direzione o l'ufficio al quale sarebbe stata smistata;
  
  
• per l'uscita: la data, la destinazione, il numero degli allegati, l'oggetto, il numero susseguente, ma soprattutto: la classificazione: categoria, classe, fascicolo, annotazioni.
  

 

• Protocollazione (o registratura): è la registrazione annuale in ordine numerico progressivo di tutte le carte, memorie e provvedimenti in arrivo e in partenza.
  
  
• Protocollo: è il registro che fa fede dell'esistenza di un documento. Cioè un foglio di carta scritta diventa un documento solo se è stato opportunamente protocollato.

La gestione informatizzata del Protocollo è attuabile, epperò, le norme prescrivono che è assolutamente necessario procedere quotidianamente alla stampa dei dati inseriti sul calcolatore e di sottoporre al visto di un responsabile il tabulato ottenuto, che unito ai tabulati giornalieri dell'intero anno solare, tutti regolarmente vistati, andrà a costituire il "registro di Protocollo". "Tale registro cartaceo (a stampa o manoscritto) non può essere eliminato". (Regio decreto 12 febbraio 1911, n.297, allegato 4) Rimane inalterata e quindi obbligatoria la procedura di classificazione degli atti registrati, secondo il lemmario ufficiale.

Ciascuna Direzione, cui sarebbe pervenuta la corrispondenza dal Protocollo generale, avrebbe dovuto aggiornare il proprio protocollo speciale (sottoinsieme di quello generale) e così, in cascata, tutti i settori e uffici cui la corrispondenza sarebbe stata smistata per competenza o per conoscenza.
Accanto al protocollo, l'altro punto chiave della catena burocratica sarebbe dovuto essere l'archivio, che era concepito come la memoria storica dell'amministrazione. L'accumulazione degli atti (lettere, cartelle, dossiers, faldoni, …) avrebbe riflesso la sedimentazione stessa dell'esperienza amministrativa (i precedenti) e costituito la premessa indispensabile dell'attività corrente.

L'archivio fu tripartito: corrente, contenente atti relativi ad affari in corso di trattazione, di norma collocato nei locali degli uffici preposti alla trattazione medesima; di deposito, contenente atti relativi a pratiche esaurite da meno di 40 anni; lo storico, contenente atti relativi a pratiche esaurite da più di 40 anni. Gli ultimi due normalmente collocati in siti appositi, da cui non potrà più essere portato via nulla (reato penale).

Era fatto obbligo agli addetti all'archivio (quasi tutti gli impiegati, alla fin fine) di:

1. provvedere alla conservazione e all'ordinamento dei propri archivi
   
   
2. non procedere a scarti di documenti senza osservare la procedura di legge (così che per distruggere copie superflue di un atto deliberativo bisogna fare un atto deliberativo ulteriore che lo consenta)
   
   
3. per la sezione di documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni (archivio storico): redigere l'inventario. L'inventario non è obbligatorio per gli atti precedenti ai 40 anni, probabilmente perché li si ritiene ancora in vita e la loro storia potrebbe essere modificata da ulteriori interventi.
   

Il culto del precedente, bussola insostituibile di ogni buon impiegato, avrebbe presto occupato un posto di assoluto rilievo nella cultura professionale della burocrazia e la ricerca in archivio avrebbe rappresentato l'indispensabile prerequisito di ogni seria attività burocratica.