Su proposta del Ministro per la Funzione Pubblica Franco Bassanini il Consiglio dei Ministri ha approvato il testo unico sulla documentazione amministrativa che sarà sottoposto al parere del Consiglio di Stato e delle Commissioni parlamentari. Esso riunisce tutte le norme, oggi contenute in leggi e regolamenti che riguardano la materia della documentazione amministrativa e del documento elettronico.

Cittadini e operatori non dovranno più orientarsi in una "giungla" di norme e regolamenti, ma potranno finalmente trovare in unico testo normativo le disposizioni di legge e regolamentari che riguardano l'intera materia e le regole tecniche collocate in allegato.

Per quanto riguarda le norme in materia di documento informatico, si è cercato soprattutto di armonizzare il loro contenuto, fortemente innovativo, con le norme vigenti in materia di documentazione amministrativa "tradizionale".
L'ambizione, dunque, è quella di riuscire a disciplinare efficacemente sia la fase attuale, in cui sono presenti ancora gli strumenti tradizionali ( certificati, autocertificazioni, autentiche etc.), sia la fase di transizione dai documenti cartacei a quelli informatici, che abbiamo avviato, sia il futuro nuovo regime, fondato su strumenti informatici e telematici ( documento informatico, firma digitale, carta d'identità elettronica, trasmissione di dati per via telematica etc.)

Il testo unico introduce inoltre notevoli novità, che completano e sviluppano in modo organico le semplificazioni introdotte con le leggi Bassanini. I positivi risultati già raggiunti nella riduzione dei certificati (-57% rispetto al 1996) ci consentono di compiere un coraggioso passo in avanti verso la completa eliminazione della richiesta dei certificati ai cittadini e la decertificazione ( prevista dal piano e-government).

Sintesi delle principali novità

L'eliminazione della richiesta dei certificati ai cittadini

- Tutte le amministrazioni e i gestori dei servizi pubblici non potranno più chiedere ai cittadini i certificati e sono tenuti ad accettare le autocertificazioni o ad acquisire d'ufficio la documentazione necessaria. La richiesta di certificati costituirà violazione dei doveri d'ufficio. Ad esempio non potranno più essere richiesti ai cittadini i certificati anagrafici e quelli relativi alla situazione reddituale, al titolo di studio, alla qualifica posseduta, all'iscrizione in albi o elenchi della pubblica amministrazione, al non avere riportato condanne penali etc.

Verso la decertificazione: scambio di dati per via telematica e controlli

- Le amministrazioni, al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio e i controlli da parte delle altre amministrazioni, sono tenute a garantire, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici.

- La mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni ( finché tutti i dati non siano integralmente disponibile on-line), costituirà violazione dei doveri d'ufficio.

L'autentica diventa più semplice

- Tutte le domande e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rivolte alle amministrazioni e i gestori di servizi pubblici non dovranno essere autenticate. Basterà firmarle davanti al dipendente addetto o inviarle con la fotocopia del documento d'identità (questa possibilità era già prevista solo per le dichiarazioni collegate alle domande). L'autentica con le modalità tradizionali rimane per le dichiarazioni rivolte ai privati e per le domande che riguardano la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi etc.) da parte di terze persone.

- Con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà sarà possibile attestare la conformità all'originale di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione evitando così l'autentica di copia davanti al funzionario incaricato dal sindaco o dal dipendente addetto.

Le istanze per via telematica

- Tutte le domande e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori e esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax o per via telematica.

- Le domande inviate per via telematica sono validamente firmate quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica.

Dichiarazioni in caso di temporaneo impedimento per ragioni di salute

- La dichiarazione nell'interesse di chi si trova in una situazione di temporaneo impedimento per ragioni di salute è sostituita dalla dichiarazione resa dal coniuge, o in sua assenza dai figli, o in mancanza di questi, da un altro parente fino al terzo grado. Questa dichiarazione va fatta davanti al pubblico ufficiale che dovrà accertare l'identità del dichiarante e prendere atto dei motivi dell'impedimento. E' una piccola semplificazione che risolve i problemi relativi alla firma di domande e dichiarazioni da parte di persone malate.